Privacyverklaring ARAC

Algemeen

Als ARAC zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Indien U na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Je persoonsgegevens worden door de ARAC verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden :

• om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van de Vlaamse Atletiekliga en haar clubs (uitvoering overeenkomst)
• ter promotie van de atletiek (gerechtvaardigd belang)
• het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen. (toestemming betrokkene)
• het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting)

Welke gegevens verwerken we?

Wij kunnen volgende persoonsgegevens van je vragen, opslaan, verzamelen en verwerken:

• Persoonlijke identiteitsgegevens : naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail
• Persoonlijke kenmerken: geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit, taal
• Indien van toepassing : wedstrijdresultaten, G-sport classificatie, juryniveau, opleidingsniveau trainersopleiding, functie binnen de vereniging.
• Beeldmateriaal : Er worden foto’s en video gemaakt tijdens de activiteiten van de federatie en haar clubs.

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

Wie verwerkt de gegevens?

De gegevens worden verwerkt door:

• Personeelsleden van de Vlaamse Atletiekliga.
• Verantwoordelijken van de club : Secretaris, trainers, penningmeester.

Verstrekking aan derden-verwerkers

De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo geven we gegevens door aan een derde partij voor:

• De sportieve werking van de federatie aan de Vlaamse atletiekliga
• Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen dan diegene waarmee we een verwerkersovereenkomst hebben afgesloten.
• Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen.
• Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.

Verstrekking aan derden-ontvangers

We geven gegevens door aan een derde partij (ontvanger) voor:

• Subsidiëring aan de lokale overheid.
• Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.
• Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met andere derden-ontvangers indien je ons hier toestemming voor geeft. Deze toestemming kan ten allen tijde ingetrokken worden, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

Minderjarigen

Wij verwerken alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 18 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

ARAC bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

ARAC verbindt zich ertoe de algemene gegevens niet langer bij te houden 5 jaar na de laatste activiteit van het lid binnen de federatie of haar clubs voor statistische doelstellingen.

Wedstrijdresultaten (van officiële competities) worden onbeperkt bijgehouden om jaarranglijsten, allertijden lijsten en palmaressen te kunnen produceren.

Beveiliging van de gegevens

Volgende passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:

• Alle personen die namens ARAC van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan en confidentieel gebruik.
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• Al onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Je rechten omtrent je gegevens

Je hebt recht op inzage en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegevens die wij ontvangen hebben. Via het hoger vermeld adres kun je hier ons hiervoor contacteren. Tevens kun je bezwaar indienen tegen de verwerking van je persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers.

Ook heb je het recht om de verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in jouw opdracht direct aan een andere partij. Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen. Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA).

Wijziging privacyverklaring

ARAC kan de privacyverklaring steeds wijzigen. De laatste wijziging gebeurde op 26 december 2018.